CÁCH NHẬN FILE GOOGLE SHEET / WEB APP VÀ CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

Sau khi hoàn tất thanh toán trên website Tải Temp, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin sản phẩm đến email bạn đã sử dụng khi đặt hàng.

Nội dung dưới đây hướng dẫn chi tiết cách nhận file, tạo bản sao Google Sheet, tìm lại file trên Google Drive, chia sẻ quyền sử dụng và tạo lối tắt để truy cập nhanh trên máy tính.

1. KIỂM TRA EMAIL SAU KHI THANH TOÁN

Sau khi đơn hàng được thanh toán thành công, bạn sẽ nhận được email thông báo đơn hàng đã hoàn thành.

Thực hiện như sau:

1. Mở hộp thư của email đã sử dụng khi đặt hàng.
2. Tìm email xác nhận đơn hàng từ website.
3. Mở email và kiểm tra phần thông tin sản phẩm.
4. Tìm mục Tải xuống.
5. Nhấn Tải ngay để nhận file hướng dẫn sản phẩm.

Trong phần lớn sản phẩm, bạn sẽ nhận được một file PDF chứa đường dẫn nhận sản phẩm, hướng dẫn sử dụng và thông tin hỗ trợ.

Nếu chưa thấy email, hãy kiểm tra thêm các thư mục Spam, Thư rác hoặc Quảng cáo.

2. MỞ FILE PDF NHẬN ĐƯỢC

Sau khi tải xuống, mở file PDF bằng trình đọc PDF trên máy tính hoặc trình duyệt.

Không nên mở file PDF bằng Microsoft Word hoặc các ứng dụng không hỗ trợ đầy đủ định dạng PDF vì một số liên kết bên trong có thể không hoạt động chính xác.

Trong file PDF thường sẽ có các nội dung chính:

• Nút nhận file hoặc truy cập sản phẩm.
• Link video hướng dẫn sử dụng.
• Thông tin liên hệ hỗ trợ.
• Một số lưu ý dành riêng cho từng sản phẩm.

Bạn cần quan tâm trước tiên đến nút Nhận file ngay hoặc đường dẫn nhận sản phẩm.

3. NHẬN FILE GOOGLE SHEET

Đối với sản phẩm Google Sheet, đường dẫn nhận file thường được thiết lập dưới dạng tạo bản sao.

Khi nhấn vào nút nhận file, Google sẽ mở trang Sao chép tài liệu.

Tại đây:

1. Đăng nhập đúng tài khoản Google mà bạn muốn sử dụng để quản lý file.
2. Nhấn nút Tạo bản sao.
3. Chờ Google tạo một bản Google Sheet mới trong tài khoản của bạn.
4. Sau khi hoàn tất, bạn có thể chỉnh sửa và sử dụng file bình thường.

Bản Google Sheet sau khi tạo bản sao thuộc tài khoản Google của bạn.

Dữ liệu bạn nhập, tài liệu hoặc hình ảnh bạn tải lên trong quá trình sử dụng sẽ được lưu theo hệ thống và tài khoản của bạn, không phải trên bản Google Sheet gốc của Tải Temp.

Nên sử dụng trình duyệt nào?

Tải Temp khuyến nghị sử dụng Google Chrome khi thao tác với Google Sheet và các tính năng liên quan.

Một số trình duyệt khác có thể phát sinh lỗi hiển thị, đăng nhập hoặc hoạt động của các chức năng mở rộng.

4. TRƯỜNG HỢP FILE MỞ RA Ở CHẾ ĐỘ CHỈ XEM

Trong một số trường hợp, đường dẫn có thể mở trực tiếp Google Sheet thay vì hiển thị trang tạo bản sao.

Nếu bạn thấy trạng thái Chỉ xem và không thể nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu, thực hiện như sau:

1. Mở menu Tệp trên Google Sheet.
2. Chọn Tạo bản sao.
3. Chọn tài khoản hoặc thư mục Google Drive muốn lưu.
4. Xác nhận tạo bản sao.
5. Mở bản sao vừa tạo để sử dụng.

Không nhập dữ liệu trực tiếp trên bản chỉ xem vì bạn sẽ không có quyền chỉnh sửa.

5. KHÔNG MỞ PHẦN TỆP APP SCRIPT NẾU KHÔNG CẦN THIẾT

Một số sản phẩm Google Sheet có tích hợp Google Apps Script để tự động hóa các tính năng.

Khi tạo bản sao, Google có thể hiển thị thêm tùy chọn liên quan đến tệp Apps Script.

Bạn chỉ cần chọn Tạo bản sao của tài liệu Google Sheet.

Không cần mở hoặc chỉnh sửa mã Apps Script nếu hướng dẫn sản phẩm không yêu cầu.

Việc thay đổi mã có thể ảnh hưởng đến hoạt động của file.

6. CẤP QUYỀN CHO CÁC TÍNH NĂNG TỰ ĐỘNG

Một số Google Sheet có sử dụng Apps Script để thực hiện các chức năng như:

• Tạo dữ liệu tự động.
• Gửi email.
• Upload tài liệu.
• Xuất báo cáo.
• Tạo PDF.
• Đồng bộ dữ liệu.
• Mở Web App hoặc các chức năng bổ sung.

Trong lần sử dụng đầu tiên, Google có thể yêu cầu bạn cấp quyền cho Apps Script.

Bạn cần thực hiện cấp quyền theo đúng video hướng dẫn đi kèm sản phẩm.

Mỗi sản phẩm có thể có cách thiết lập khác nhau, vì vậy hãy xem video hướng dẫn sử dụng trước khi thao tác.

7. HƯỚNG DẪN ĐỐI VỚI WEB APP

Đối với các sản phẩm có Web App, file Google Sheet thường đóng vai trò là nơi lưu trữ dữ liệu, trong khi Web App là giao diện chính để thao tác.

Sau khi nhận sản phẩm:

1. Tạo bản sao Google Sheet theo hướng dẫn.
2. Thực hiện cấp quyền nếu sản phẩm yêu cầu.
3. Mở đường dẫn Web App được cung cấp trong file hoặc phần hướng dẫn.
4. Đăng nhập bằng đúng tài khoản Google đang sở hữu bản Google Sheet.
5. Thực hiện các bước thiết lập ban đầu theo video hướng dẫn của từng sản phẩm.

Không nên tự ý xóa tab, đổi tên tab hoặc chỉnh sửa cấu trúc dữ liệu nếu tài liệu hướng dẫn không yêu cầu, vì Web App có thể sử dụng các tab này để đọc và ghi dữ liệu.

8. FILE GOOGLE SHEET ĐƯỢC LƯU Ở ĐÂU?

Sau khi bạn nhấn Tạo bản sao, file sẽ được lưu vào Google Drive của tài khoản Google đang đăng nhập.

Để tìm lại file:

1. Truy cập Google Drive.
2. Đăng nhập đúng tài khoản đã sử dụng khi tạo bản sao.
3. Mở mục Drive của tôi.
4. Sử dụng thanh tìm kiếm nếu có nhiều tài liệu.
5. Nhập tên file để tìm nhanh.

Bạn cũng có thể đánh dấu file là quan trọng hoặc chuyển vào một thư mục riêng để quản lý dễ hơn.

9. CÁCH MỞ LẠI FILE NHANH

Bạn không cần truy cập website Tải Temp hoặc email mỗi lần muốn sử dụng file.

Sau khi tạo bản sao thành công, bạn có thể:

• Mở trực tiếp từ Google Drive.
• Lưu đường dẫn Google Sheet vào trình duyệt.
• Đánh dấu trang bằng Bookmark.
• Gửi đường dẫn vào ứng dụng ghi chú cá nhân.
• Tạo lối tắt trên màn hình máy tính.

Đây đều là đường dẫn đến bản Google Sheet thuộc tài khoản của bạn.

10. CÁCH CHIA SẺ FILE GOOGLE SHEET CHO NGƯỜI KHÁC

Google Sheet cho phép bạn chia sẻ file cho nhân viên, đồng nghiệp hoặc các thành viên trong đội nhóm.

Nhấn nút Chia sẻ ở góc trên bên phải của Google Sheet.

Bạn có thể lựa chọn hai cách.

Cách 1: Chia sẻ trực tiếp theo email

Nhập email của người cần chia sẻ và chọn quyền phù hợp.

Đây là phương án nên sử dụng nếu file chứa thông tin nội bộ hoặc dữ liệu quan trọng.

Cách 2: Chia sẻ bằng liên kết

Trong phần quyền truy cập chung, thay đổi từ Bị hạn chế sang Bất kỳ ai có đường liên kết nếu bạn muốn người có link có thể truy cập.

Sau đó chọn quyền phù hợp.

11. PHÂN BIỆT CÁC QUYỀN CHIA SẺ

Người xem

Người được chia sẻ chỉ có thể xem dữ liệu.

Họ không thể:

• Nhập thêm dữ liệu.
• Chỉnh sửa dữ liệu.
• Xóa nội dung trong file.

Quyền này phù hợp khi chỉ cần gửi báo cáo hoặc cho người khác theo dõi thông tin.

Người nhận xét

Người dùng có thể xem và để lại nhận xét nhưng không trực tiếp chỉnh sửa dữ liệu.

Người chỉnh sửa

Người được cấp quyền có thể thao tác và chỉnh sửa dữ liệu trong file.

Quyền này phù hợp với:

• Nhân viên nhập liệu.
• Thành viên trong đội nhóm.
• Người trực tiếp vận hành file.
• Trường hợp cần Tải Temp truy cập để kiểm tra lỗi.

Cần lưu ý rằng người chỉnh sửa có quyền tác động đến dữ liệu trong Google Sheet, vì vậy chỉ nên cấp quyền cho những người cần thiết.

12. KHI CẦN TẢI TEMP KIỂM TRA LỖI

Nếu trong quá trình sử dụng phát sinh lỗi và cần Tải Temp kiểm tra trực tiếp trên file, bạn cần cấp quyền phù hợp.

Thực hiện:

1. Mở Google Sheet.
2. Nhấn Chia sẻ.
3. Cấp quyền Người chỉnh sửa cho tài khoản hỗ trợ theo hướng dẫn hoặc tạo liên kết có quyền chỉnh sửa khi được yêu cầu.
4. Sao chép đường dẫn.
5. Gửi link kèm mô tả lỗi cho bộ phận hỗ trợ.

Nếu file đang ở chế độ chỉ xem hoặc bị hạn chế quyền truy cập, bên hỗ trợ sẽ không thể vào file để kiểm tra.

Sau khi hỗ trợ hoàn tất, bạn có thể thay đổi hoặc thu hồi quyền nếu cần.

13. TẠO LỐI TẮT GOOGLE SHEET TRÊN MÁY TÍNH WINDOWS

Nếu sử dụng file thường xuyên, bạn có thể tạo shortcut trên màn hình Desktop để mở file giống như một ứng dụng.

Thực hiện như sau:

1. Mở Google Sheet cần sử dụng.
2. Sao chép đường dẫn trên thanh địa chỉ trình duyệt.
3. Ra màn hình Desktop.
4. Nhấn chuột phải vào vị trí trống.
5. Chọn New.
6. Chọn Shortcut.
7. Dán đường dẫn Google Sheet vào ô yêu cầu.
8. Chọn Next.
9. Đặt tên cho lối tắt.
10. Chọn Finish.

Sau khi hoàn tất, trên Desktop sẽ xuất hiện một shortcut.

Những lần sử dụng sau, bạn chỉ cần nhấn vào shortcut để trình duyệt mở trực tiếp Google Sheet.

14. MỘT SỐ LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI SỬ DỤNG

Để hạn chế lỗi trong quá trình sử dụng:

• Nên sử dụng Google Chrome.
• Đăng nhập đúng tài khoản Google đang sở hữu file.
• Luôn tạo bản sao trước khi nhập dữ liệu.
• Không chỉnh sửa trực tiếp bản chỉ xem.
• Không tự ý sửa Apps Script nếu không có hướng dẫn.
• Không xóa hoặc đổi tên các tab hệ thống.
• Không xóa các cột hoặc vùng dữ liệu được file sử dụng để tính toán.
• Xem video hướng dẫn riêng của sản phẩm trước khi nhập dữ liệu.
• Chỉ cấp quyền chỉnh sửa cho người cần thiết.
• Nên lưu đường dẫn file hoặc tạo shortcut để truy cập nhanh.

15. VIDEO HƯỚNG DẪN

Bạn có thể xem video hướng dẫn trực tiếp tại YouTube:

Cách nhận file Google Sheet / Web App & các thao tác cơ bản

https://www.youtube.com/watch?v=TOxq20gGdn8

Video hướng dẫn trực quan toàn bộ quá trình từ nhận sản phẩm qua email, tạo bản sao, chia sẻ quyền đến tạo lối tắt trên máy tính.

HỖ TRỢ TRONG QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG

Nếu gặp vấn đề trong quá trình nhận file, tạo bản sao, cấp quyền hoặc sử dụng sản phẩm, vui lòng liên hệ Tải Temp và cung cấp đầy đủ thông tin về lỗi để được kiểm tra.

Khi cần hỗ trợ trực tiếp trên Google Sheet, hãy đảm bảo đã cấp quyền truy cập phù hợp cho bộ phận hỗ trợ.

Bản Google Sheet sau khi tạo bản sao thuộc quyền quản lý của tài khoản Google của bạn. Tải Temp chỉ có thể truy cập khi bạn chủ động cấp quyền.