CÁCH CẤP QUYỀN TRIỂN KHAI WEB APP VÀ DASHBOARD TRÊN GOOGLE SHEET

Một số sản phẩm Google Sheet của Tải Temp có tích hợp Web App, Dashboard hoặc các chức năng tự động bằng Google Apps Script.

Trong lần đầu tiên sử dụng, Google có thể yêu cầu bạn cấp quyền hoặc triển khai ứng dụng trước khi các chức năng này hoạt động.

Nội dung dưới đây hướng dẫn cách triển khai Web App và cấp quyền cho Dashboard trên Google Sheet.

1. CẤP QUYỀN VÀ TRIỂN KHAI WEB APP

Sau khi đã tạo bản sao Google Sheet về tài khoản của mình, bạn cần triển khai Web App nếu sản phẩm có sử dụng giao diện Web App.

Thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Mở Apps Script

Trong Google Sheet:

1. Chọn menu Tiện ích mở rộng.
2. Chọn Apps Script.
3. Một tab Apps Script mới sẽ được mở.

Đây là phần mã được tích hợp sẵn trong sản phẩm. Bạn không cần chỉnh sửa nội dung mã nếu tài liệu hướng dẫn không yêu cầu.

Bước 2: Chọn triển khai mới

Tại giao diện Apps Script:

1. Nhìn lên góc trên bên phải.
2. Chọn Triển khai.
3. Chọn Lần triển khai mới hoặc Triển khai mới.

Nếu đây là lần đầu tiên triển khai, bạn cần chọn loại triển khai trước.

Bước 3: Chọn loại triển khai là Ứng dụng web

Trong cửa sổ triển khai:

1. Chọn biểu tượng bánh răng tại phần Chọn loại.
2. Chọn Ứng dụng web.
3. Hệ thống sẽ hiển thị các tùy chọn cấu hình.

Phần mô tả có thể nhập tên dễ nhận biết như:

Web App Quản lý công việc

hoặc để theo hướng dẫn riêng của từng sản phẩm.

Bước 4: Thiết lập quyền truy cập Web App

Tùy từng sản phẩm, phần Ai có quyền truy cập có thể được cấu hình khác nhau.

Nếu Web App dùng cho nhiều người, bạn có thể cần lựa chọn:

• Bất kỳ ai có tài khoản Google.
• Bất kỳ ai.

Nếu Web App chỉ dùng cho tài khoản của bạn hoặc sản phẩm không yêu cầu chia sẻ cho người khác, hãy giữ thiết lập theo hướng dẫn đi kèm sản phẩm.

Không nên tự thay đổi tùy chọn nếu sản phẩm có hướng dẫn riêng về phân quyền.

Bước 5: Nhấn Triển khai

Sau khi hoàn tất cấu hình:

1. Nhấn Triển khai.
2. Google sẽ yêu cầu xác nhận tài khoản.
3. Chọn đúng tài khoản Google đang sở hữu file.
4. Thực hiện các bước cấp quyền theo màn hình.

Đây là bước xác nhận để Apps Script có thể thực hiện các chức năng được tích hợp trong sản phẩm.

2. CẤP QUYỀN GOOGLE APPS SCRIPT LẦN ĐẦU

Khi sử dụng Web App hoặc Dashboard lần đầu tiên, Google có thể hiển thị cửa sổ yêu cầu cấp quyền.

Bạn cần:

1. Chọn đúng tài khoản Google đang sử dụng file.
2. Xem các quyền mà ứng dụng yêu cầu.
3. Tiếp tục theo các bước xác nhận của Google.
4. Cho phép những quyền cần thiết để các chức năng của file hoạt động.

Tùy theo sản phẩm, Apps Script có thể cần quyền để thao tác với:

• Google Sheet.
• Google Drive.
• File và thư mục.
• Tạo hoặc xuất PDF.
• Upload tài liệu.
• Gửi email.
• Đọc và cập nhật dữ liệu.
• Các chức năng tự động khác của sản phẩm.

Chỉ nên cấp quyền cho bản Google Sheet mà bạn nhận từ nguồn tin cậy.

3. TRƯỜNG HỢP GOOGLE HIỂN THỊ CẢNH BÁO

Trong một số trường hợp, Google có thể hiển thị thông báo rằng ứng dụng chưa được Google xác minh.

Điều này có thể xảy ra với Apps Script được tạo riêng cho từng Google Sheet và không đồng nghĩa với việc file đang gặp lỗi.

Bạn cần thực hiện theo hướng dẫn hiển thị trên màn hình để tiếp tục cấp quyền cho Apps Script của file.

Nếu không chắc chắn, nên xem video hướng dẫn đi kèm sản phẩm trước khi xác nhận.

4. LẤY ĐƯỜNG DẪN WEB APP SAU KHI TRIỂN KHAI

Sau khi triển khai thành công, Google sẽ hiển thị thông tin phiên bản triển khai cùng đường dẫn Web App.

Tại mục URL ứng dụng web:

1. Sao chép đường dẫn.
2. Mở đường dẫn trên trình duyệt để kiểm tra.
3. Lưu lại đường dẫn để sử dụng sau này.

Bạn có thể sử dụng Web App trên:

• Máy tính.
• Điện thoại.
• Máy tính bảng.
• Các thiết bị có trình duyệt web.

Nếu Web App được cấu hình cho nhiều người sử dụng, bạn cũng có thể chia sẻ đường dẫn này cho nhân viên hoặc thành viên trong đội nhóm theo quyền được thiết lập.

5. NÊN LƯU ĐƯỜNG DẪN WEB APP

Sau khi triển khai thành công, nên lưu lại đường dẫn để truy cập nhanh.

Bạn có thể:

• Đánh dấu trang trên trình duyệt.
• Lưu vào Google Drive hoặc tài liệu ghi chú.
• Gửi đường dẫn vào nhóm làm việc.
• Tạo shortcut trên màn hình máy tính.
• Thêm Web App vào màn hình chính của điện thoại nếu trình duyệt hỗ trợ.

Bạn không cần triển khai lại Web App mỗi lần sử dụng.

6. CẤP QUYỀN DASHBOARD TRÊN GOOGLE SHEET

Một số sản phẩm không sử dụng Web App riêng mà có Dashboard hoặc công cụ mở trực tiếp từ Google Sheet.

Các nút có thể có tên như:

• Xem báo cáo.
• Dashboard.
• Báo cáo.
• Công cụ.
• Mở Dashboard.

Trong trường hợp này, bạn thường không cần vào Apps Script để thực hiện triển khai Web App.

Cách thực hiện

1. Mở Google Sheet.
2. Tìm nút Xem báo cáo, Dashboard hoặc chức năng tương ứng.
3. Nhấn vào chức năng đó.
4. Trong lần đầu sử dụng, Google có thể yêu cầu cấp quyền.
5. Chọn đúng tài khoản Google.
6. Thực hiện các bước xác nhận theo màn hình.
7. Cho phép những quyền cần thiết để chức năng hoạt động.

Sau khi hoàn tất, Dashboard có thể được sử dụng bình thường.

7. CHỈ CẦN CẤP QUYỀN LẦN ĐẦU

Trong điều kiện bình thường, bạn chỉ cần thực hiện cấp quyền trong lần sử dụng đầu tiên.

Những lần tiếp theo, bạn có thể mở:

• Web App.
• Dashboard.
• Công cụ.
• Báo cáo.
• Các chức năng tự động.

mà không cần cấp quyền lại.

Google có thể yêu cầu xác nhận lại trong một số trường hợp như thay đổi tài khoản, thay đổi quyền hoặc cập nhật phiên bản triển khai.

8. PHÂN BIỆT WEB APP VÀ DASHBOARD

Web App

Web App là giao diện được mở bằng một đường dẫn riêng trên trình duyệt.

Web App thường:

• Có giao diện riêng.
• Có thể sử dụng trên máy tính và điện thoại.
• Có thể chia sẻ cho nhiều người.
• Đọc và ghi dữ liệu vào Google Sheet.
• Cần triển khai Apps Script trong lần thiết lập đầu tiên.

Dashboard trong Google Sheet

Dashboard thường được mở trực tiếp từ file Google Sheet thông qua nút hoặc menu.

Dashboard có thể dùng để:

• Xem báo cáo.
• Xem biểu đồ.
• Lọc dữ liệu.
• Tổng hợp thông tin.
• Sử dụng các chức năng nâng cao.

Trong lần đầu sử dụng, Dashboard có thể yêu cầu cấp quyền Apps Script nhưng thường không cần thực hiện đầy đủ bước triển khai Web App.

9. TRƯỜNG HỢP WEB APP KHÔNG MỞ ĐƯỢC

Nếu đã triển khai nhưng Web App không hoạt động, hãy kiểm tra:

1. Bạn đã tạo bản sao Google Sheet chưa.
2. Bạn đang đăng nhập đúng tài khoản Google sở hữu file hay chưa.
3. Đã hoàn tất cấp quyền Apps Script hay chưa.
4. Đã chọn đúng loại triển khai là Ứng dụng web hay chưa.
5. Quyền truy cập Web App đã được cấu hình đúng theo hướng dẫn chưa.
6. Đang sử dụng đúng URL của phiên bản đã triển khai hay chưa.

Nếu Web App dành cho nhiều người nhưng người khác không truy cập được, cần kiểm tra lại mục quyền truy cập của phiên bản triển khai.

10. TRƯỜNG HỢP DASHBOARD KHÔNG HOẠT ĐỘNG

Nếu nhấn Xem báo cáo hoặc Dashboard nhưng không có phản hồi:

• Kiểm tra xem Google có đang chờ xác nhận quyền hay không.
• Cho phép cửa sổ bật lên nếu trình duyệt đang chặn.
• Đăng nhập đúng tài khoản Google.
• Nên sử dụng Google Chrome.
• Tải lại Google Sheet và thử lại.
• Kiểm tra xem quá trình cấp quyền trước đó đã hoàn tất chưa.

Nếu vẫn phát sinh lỗi, liên hệ bộ phận hỗ trợ và gửi kèm hình ảnh hoặc video màn hình lỗi.

11. LƯU Ý KHI SỬ DỤNG APPS SCRIPT

Để tránh ảnh hưởng đến Web App hoặc Dashboard:

• Không tự ý xóa mã Apps Script.
• Không thay đổi tên các hàm trong mã.
• Không xóa Trigger nếu không có hướng dẫn.
• Không thay đổi cấu trúc tab dữ liệu tùy ý.
• Không đổi tên các tab hệ thống nếu chưa được hướng dẫn.
• Không chia sẻ quyền chỉnh sửa Apps Script cho người không cần thiết.
• Không triển khai lại nhiều phiên bản nếu không có lý do.

Các thay đổi không đúng có thể khiến Web App hoặc Dashboard không đọc được dữ liệu.

12. VIDEO HƯỚNG DẪN

Xem video hướng dẫn trực quan tại YouTube:

Cách cấp quyền triển khai Web App & Dashboard trên Google Sheet

https://www.youtube.com/watch?v=rLu311_MVfw

Video trình bày trực tiếp cách mở Apps Script, tạo phiên bản triển khai Web App, cấp quyền Google và cách kích hoạt Dashboard trong Google Sheet.

HỖ TRỢ KHI GẶP LỖI

Nếu đã thực hiện theo hướng dẫn nhưng Web App hoặc Dashboard vẫn không hoạt động, vui lòng liên hệ Tải Temp để được kiểm tra.

Khi yêu cầu hỗ trợ, nên cung cấp:

• Link Google Sheet.
• Hình ảnh hoặc video lỗi.
• Mô tả thao tác trước khi xảy ra lỗi.
• Quyền chỉnh sửa file nếu cần kiểm tra trực tiếp.

Việc cung cấp đầy đủ thông tin sẽ giúp quá trình kiểm tra và xử lý nhanh hơn.